출장비 실비정산 시, 영수증 분실한 경우 증빙처리 및 비용인정 여부

질문 : 출장을 다녀온 경비를 실비정산하여 지급할때. 영수증을 분실한 경우 처리방법

 

안녕하세요.

 

지점사업소가 여러곳이라 출장이 자주발생하는 업체입니다.

 

A 지점 담당 직원이 B 지점으로 출장을 가는 경우가 한달에 여러번 있는데

 

출장기간 동안 주유대, 커피, 식대, 숙박비등을 청구하고 있습니다.

 

출장이 잦은편이라 그런지 영수증을 분실한 경우가 많은데

 

그럴 경우 출장비사용 보고서를 제출받아 항목별로 금액을 기재해서 싸인을 받아 보관하여

 

회사의 비용처리를 하고 있는데

 

영수증이 없이 출장비 보고서로 비용처리가 가능한지 문의 드립니다.

 

 

답변 : 

 

적격증빙은 거래건당 3만원 초과인 경우 보관해야 하는 것으로

 

주유대, 커피, 식대, 숙박비의 일자별 건별 사용마다 3만원이 넘는 건에 대해선

 

신용카드 영수증, 세금계산서, 현금영수증의 적격증빙이 없는 경우

 

출장직원의 급여로 처리될 수 있습니다.

 

또한, 3만원 초과의 거래건은 적격증빙으로 처리해야 증빙불비 가산세가 없을 것이지만

 

출장비보고서등으로 그 해당 사실을 충분히 납득할만한 내용으로 소명 가능 할 경우

 

가산세가 발생하지 않을 수 있습니다.

 

그러나, 적격증빙의 경우 3만원이라는 기준을 명확히 세워놓은 것이기 때문에

 

우선 발생한 건 모두 보관하시는 것이 좋으며

 

분실등으로 보관 못한경우는 세무당국에게 소명을 충분히 해야하는 경우가 생길 수 있으니

 

참고하시기 바랍니다.

 

○ 법인22601-3301 , 1985.11.06

여비출장비는 사회통념상 합리적인 범위내에서 사규등에 의하여 지급되는 금액으로서 사후 정산에 불구하고 출장복명서등에 의하여 확인되어야 하고 이 경우 숙박비등은 증빙이 첨부되어야 함

 

○ 법인46012-3109 , 1995.06.30

법인이 업무와 관련하여 출장한 직원에게 일정한 지급규정에 따라 지급하는 실비변상 정도의 여비교통비는 사용내역별로 구체적인 증빙이 없는 경우에도 법인의 손금으로 하는 것임

 

○ 법인46013-2029, 1998.07.21

종업원의 개인소유 차량을 회사의 업무수행에 이용하고 실제로 소요된 유류대, 도로비, 주차비, 자동차보험료, 자동차세, 수리비 등을 개별 항목별로 회사규정에 따라 지급하는 경우에는 그 전체금액을 당해 종업원에 대한 자가운전보조금으로 보아 소득세법시행령 제12조 제3호의 규정을 적용하는 것이며, 그 자가운전보조금에 해당하는 지급액이 월 20만원을 초과하는 때에는 그 초과금액을 과세대상 근로소득에 포함하는 것임

 

 

 

본 의견은 참고자료로만 활용하시기 바라며 실제 법의 적용은 전문가나 권한있는 기관의 조언을 얻어 충분히 검토하시기 바랍니다.