연말정산 서류를 몇년동안 보관해야.

질문 : 연말정산 서류를 몇년동안 보관해야 할까요

 

안녕하세요

 

연말정산하고 직원들의 개인정보등이 포함된

 

연말정산 서류를 회사에서 보관하고 있습니다.

 

대표님께선 개인정보 문제가 될 수 있으니 관련서류를 연말정산 끝나면 폐기하라고 하시는데

 

제가 알기론 일정기간 동안 서류를 보관해야하는 의무가 있다고 들었습니다.

 

연말정산 개인서류를 언제까지 보관해야 하는지 알려주세요

 

혹시 원본이 아닌 사본으로 보관해도 되는지도 알려주세요

 

 

답변 : 

 

연말정산 서류는 세무신고와 관련된 서류로서 부과제척기간으로 정해져 있는 발생부터 5년간 보존하시면 됩니다.

 

부과제척기간이라 함은 국세를 부과할수 있는 기간으로 5년이내의 건들에 대해서만 국세를 부과하기로 국세기본법에서 정한 것에 따라 보관하시면 됩니다.

 

그리고 연말정산서류의 개인정보등은 개인정보보호법에 의거하여 타인의 정보를 함부로 제공하거나 사용할 경우 과태료등의 부과가 처해질 수 있습니다.

 

회사의 세무신고를 위한 보관용으로 사용되어야 하고

 

개인이 아닌 연말정산 신고를 한 회사가 보관해야 합니다.

 

또한 서류는 진위여부를 입증하여야 하므로 기본 원칙상 원본으로 보관하여야 하고

 

사본은 추후 세무조사등에 입증할 수 없을 수 있기때문에 지양하시기 바라며

 

전자문서로 보관하는 경우 그 서류가 진위여부를 증명해야할 수 있으니

 

전자문서승인제도등 인증된 타기관의 확인을 받을 수 있는 보관방법을 활용하셔야 할것으로 생각됩니다.

 

 

 

본 의견은 참고자료로만 활용하시기 바라며 실제 법의 적용은 전문가나 권한있는 기관의 조언을 얻어 충분히 검토하시기 바랍니다.